L'état des lieux numérique, aussi valable que le papier — en mieux.

L'article 3-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs impose qu'un état des lieux soit établi contradictoirement et amiablement par les parties, à la remise des clés (entrée) et à leur restitution (sortie), en autant d'exemplaires que de parties, et renvoie à un décret en Conseil d'État le soin d'en fixer les modalités.

C'est donc ce décret — le 3° de l'article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 — qui autorise expressément la forme numérique : l'état des lieux y est « établi sur support papier ou sous forme électronique » et remis « en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature ». Un état des lieux dématérialisé a par conséquent la même valeur que le document papier. Contrairement à ce qu'on lit souvent, ce n'est pas la loi de 1989 qui le dit : son article 3-2, dans sa version en vigueur depuis le 29 juillet 2023, ne parle pas de forme électronique.

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe le contenu réglementaire du document : type d'état des lieux, date, localisation du logement, identité des parties, relevés des compteurs individuels, détail des clés remises, et, pour chaque pièce, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Pour l'état des lieux de sortie s'ajoutent la nouvelle adresse du locataire et un rappel de la date de l'état des lieux d'entrée.

Enfin, l'article 1731 du code civil présume le logement reçu en bon état de réparations locatives. L'article 3-2 de la loi de 1989 en tire une conséquence précise : à défaut d'état des lieux ou de remise d'un exemplaire à l'une des parties, cette présomption ne peut pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'acte ou à sa remise. Autrement dit, un bailleur qui néglige l'état des lieux ou oublie de remettre son exemplaire au locataire se prive lui-même de l'argument — d'où l'importance de la remise, que l'envoi dématérialisé permet justement de tracer. Cette page est une information générale ; pour un litige, consultez un professionnel du droit.

Pour le bailleur, l'état des lieux est la seule base légale d'une retenue sur le dépôt de garantie : une dégradation ne peut être imputée au locataire que si la comparaison entre l'entrée et la sortie la démontre. Un constat numérique précis — chaque élément décrit, chaque défaut photographié et horodaté — transforme une discussion subjective en comparaison factuelle. La comparaison automatique entrée/sortie de Tout Mon Immo liste les différences élément par élément.

Pour le locataire, le même document est un bouclier : la vétusté — l'usure normale liée au temps et à un usage conforme — reste à la charge du bailleur et ne peut pas lui être facturée. Un état des lieux d'entrée détaillé fige l'état réel du logement au premier jour : un parquet déjà rayé, une peinture déjà défraîchie ne pourront pas lui être reprochés à la sortie. Et parce qu'il signe depuis son propre téléphone après avoir validé chaque page, il ne signe jamais un document qu'il n'a pas pu relire.

Enfin, la remise automatique du PDF signé aux deux parties supprime le classique « je n'ai jamais reçu mon exemplaire » : chacun conserve le même document, avec les mêmes photos et les mêmes signatures. Complétez-le d'un inventaire du mobilier pour une location meublée, et d'un bail conforme en amont.